انتقل إلى المحتوى

حوكمة المستندات وسير الاعتماد

نص رسمي واحد، وسلسلة اعتماد لا تخطأ

تحكم المنصة المستندات الرسمية داخل المنشأة: محتوى مقفل تديره الإدارة، أرقام تحسب ولا تدخل، وفقرة مبررات واحدة يقرها مقدم الطلب. ثم اعتماد متسلسل ينتهي بنسخة مؤرشفة غير قابلة للتعديل.

ثلاثة أنواع مستندات، واجهتان كاملتان بالعربية والإنجليزية، ونسخة PDF نهائية مطابقة لما ظهر على الشاشة.

معتمد ومؤرشف
مستند مولد من محرك القوالب نفسه الذي يطبع النسخة النهائية

ثلاث طبقات في كل مستند

الفصل بينها هو ما يجعل النص الرسمي واحدا في كل الطلبات.

01

محتوى مقفل

المقدمة والخاتمة يحررهما مسؤول النظام وحده من لوحة التحكم، ولا يملك مقدم الطلب الوصول إليهما.

02

محتوى محسوب

الوفورات والقيمة الإجمالية وفرق القيمة ونسبته واتجاهه، كلها ناتج حساب لا حقل إدخال.

03

فقرة المبررات

يكتب الموظف نقاطه فتصاغ فقرة رسمية موجزة، ثم يراجعها ويعدلها ويقرها قبل دخولها المستند.

الاعتماد يمر في مسار واحد معروف

السلسلة تبنى آليا من إدارة مقدم الطلب: مديره المباشر، ثم مدير الإدارة.

  1. مسودة

    التعبئة والمعاينة الحية. الإرسال محجوب حتى تفتح مسودة PDF وتقر مراجعتها.

  2. المدير المباشر

    يعتمد، أو يعيد للتعديل بسبب مكتوب، أو يرفض نهائيا.

  3. مدير الإدارة

    الحلقة الأخيرة في السلسلة. قراره يقفل الطلب.

  4. مؤرشف

    نسخة PDF نهائية تحفظ فورا، ولا يقبل عليها أي تعديل بعد ذلك.

ثلاثة أنواع على محرك واحد

الحقول والحسابات والجدول تعرف في طبقة إعداد، فإضافة نوع رابع لا تمس منطق التطبيق.

01

عقد قياسي

ميزانية معتمدة وسعر نهائي واحد. الوفورات تحسب وتعرض في جملة مالية داخل النص، بلا جدول.

الميزانية المعتمدة
2,600,000.00
الوفورات
185,000.00 ريال سعودي7.12%
02

اتفاقية أسعار وحدات

نموذج تسعير ثم مبالغ ثلاث سنوات. المستند يحمل جدول السنوات وصف الإجمالي بالشكل نفسه في كل النماذج، ولا يتغير إلا عنوان الصف.

السنة الأولى1,620,000.00
السنة الثانية1,755,000.00
السنة الثالثة1,755,000.00
القيمة الإجمالية5,130,000.00 ريال سعودي
03

أمر تغيير

قيمة أصلية وقيمة معدلة. الفرق يظهر موجبا دائما مع اتجاه لفظي، ولا تظهر إشارة سالبة في أي مخرج.

فرق القيمة

222,000.00 ريال سعودي

زيادة12%

الحوكمة مفروضة على الخادم

كل قيد في المنصة محروس في الواجهة الخلفية، لا في الواجهة وحدها.

الصلاحية تمنع ولا تخفى

كل مسار في الواجهة الخلفية يتحقق من الدور والملكية. مقدم الطلب لا يرى إلا طلباته، والمعتمد لا يقرر إلا فيما يقع في نطاقه.

لا إرسال قبل المراجعة

الخادم يرفض الإرسال قبل فتح مسودة المستند وإقرار مراجعتها، وواقعة المراجعة تسجل باسمها ووقتها.

سجل تدقيق كامل

إنشاء، صياغة، مراجعة، إرسال، اعتماد، إعادة، رفض، تعديل قالب، وتصدير. كل واقعة بصاحبها ووقتها.

أرشيف مقفل

النسخة النهائية تحفظ خارج المجلد العام، ولا تقرأ إلا لمن يملك حق الاطلاع على الطلب.

افتح حسابا واستعرض المنصة كاملة

الحساب الجديد ينشأ بصفة مقدم طلب داخل الإدارة التي تختارها، فتصل سلسلة الاعتماد إلى معتمديها مباشرة.

حوكمة المستندات وسير الاعتماد · Agile Consulting